Aurora Services Juridiques Inc., société par actions incorporée sous la Loi sur les sociétés par actions du Québec, a son siège social au 1155 Rue Metcalfe, Suite 1500, Montréal, Québec, H3B 2V6. En tant que cabinet d’avocats spécialisé en droit des affaires et en immigration, Aurora SJ fournit des services juridiques professionnels. Cette politique vise à expliquer, de manière claire et transparente, comment Aurora SJ collecte, utilise, conserve et protège les renseignements personnels des utilisateurs de son site internet www.aurorasj.com (ci-après le “Site”) en conformité avec les lois applicables, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et les exigences de la Loi 25. Aurora SJ s’engage à respecter et protéger la vie privée de ses clients et partenaires. Nous avons mis en place un programme de gestion des renseignements personnels ainsi qu’un Responsable de la protection des renseignements personnels (PRP) pour assurer une gestion sécurisée et conforme à la réglementation. En nous fournissant vos informations ou en accédant à nos services, vous consentez aux pratiques décrites dans cette politique. Aurora SJ opère dans la juridiction du Québec et du Canada et veille au respect de la législation en vigueur concernant la protection des renseignements personnels. En cas de divergence entre des obligations locales et les dispositions de cette politique, Aurora SJ s’engage à respecter en priorité les exigences légales de la juridiction concernée.

Un « Renseignement Personnel » est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Dans le cadre de la prestation de nos services, nous devons parfois collecter certains Renseignements Personnels nécessaires à la gestion de nos activités. Ceux-ci incluent, entre autres :

• Informations de contact : nom, adresse, courriel, numéro de téléphone ;

• Données d’identification : ainsi que preuve d’adresse si requis par les procédures légales ;

• Renseignements financiers : adresse de facturation, informations de paiement nécessaires aux transactions ;

• Marketing e-mail : communication des nouvelles juridiques publiées sur le Site par e-mail ;

• Informations sur l’utilisation du site : données techniques de navigation collectées via les cookies et autres technologies similaires.

Aurora SJ privilégie la collecte directe des renseignements auprès des individus concernés lorsque possible. Il est également possible que nous obtenions des Renseignements Personnels via des sources tierces (ex. réseaux sociaux) dans le respect des lois applicables. Les informations collectées sont strictement limitées à ce qui est nécessaire pour la prestation de nos services.

Les renseignements sont collectés dans différentes situations :

• Pour réserver une consultation en ligne ;

• En cas de participation à un événement ou une formation organisée par Aurora SJ ;

• Lors de l’utilisation de notre site web pour des demandes d’information ou d’inscription à des services.

Aurora SJ utilise les Renseignements Personnels dans le cadre des activités légitimes liées à la prestation de ses services juridiques, notamment pour :

• La gestion des relations client et la prestation des services juridiques ;

• L’établissement de factures et la gestion des comptes clients ;

• La conformité légale : vérification d’identité, prévention de la fraude, exigences fiscales et réglementaires ;

• Les activités de marketing, avec consentement préalable, pour l’envoi de communications et d’informations sur nos services ;

• L’amélioration de l'expérience utilisateur sur notre site web.

Aurora SJ s’assure que les Renseignements Personnels ne sont partagés avec des tiers qu’en cas de nécessité et sous des conditions strictes. Ces informations peuvent être divulguées à :

• Des prestataires de services tiers (ex. hébergement de site, paiement en ligne, marketing) tels que Squarespace, Google et Quickbooks, strictement pour la gestion de nos services, et sous réserve de clauses de confidentialité ;

• Autorités légales, si requis par la loi ou en réponse à des obligations réglementaires ;

• Partenaires commerciaux uniquement lorsque cela est nécessaire pour la prestation de services sous mandat spécifique.

Les informations de nos clients ou de nos utilisateurs ne sont jamais vendues ou échangées contre paiement, et Aurora SJ s’engage à limiter la communication de Renseignements Personnels aux cas indispensables à la bonne gestion de ses activités juridiques.

Aurora SJ s’engage à conserver les Renseignements Personnels pour une durée limitée, strictement nécessaire aux finalités définies dans la présente Politique et dans le respect des obligations légales. Les pratiques de conservation se divisent comme suit :

• Données de contact et consultation : conservées pour la durée du mandat et archivées conformément aux obligations de conservation légale.

• Données de paiement : gérées directement par nos prestataires de paiement, elles ne sont pas conservées au-delà des exigences réglementaires.

• Données de marketing : conservées tant que le consentement reste valide ; elles sont supprimées ou anonymisées sur demande ou à la fin de la relation contractuelle.

Pour protéger ces données, nous appliquons des mesures de sécurité, notamment :

• Technologies de cryptage : sécurisation des données en transit et au repos par des méthodes de chiffrement.

• Contrôle d’accès : accès limité aux seuls employés habilités, en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités.

• Audits et contrôles réguliers : revues de sécurité pour assurer la conformité avec les normes en vigueur.

Conformément aux lois applicables, les utilisateurs du Site et nos clients disposent des droits suivants concernant leurs Renseignements Personnels :

• Droit d’accès : Le droit de demander une copie de ses informations.

• Droit de rectification : Le droit de corriger une information concernant tous Renseignements personnels faux.

• Droit d’opposition : Le droit de s’opposer à certaines utilisations des Renseignements Personnels notamment en matière de marketing.

• Droit de retrait du consentement : Le droit de retirer un consentement qui a été octroyé.

• Droit de suppression : Le droit de demander la suppression de ses données, sous réserve des obligations légales de conservation.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à info@aurorasj.com.

Aurora SJ maintient un registre des incidents de confidentialité et applique des protocoles rigoureux pour identifier, analyser et corriger tout incident impliquant des Renseignements Personnels. En cas d’incident comportant un risque élevé, les autorités compétentes, telles que la Commission d'accès à l'information du Québec, seront informées conformément aux dispositions légales en vigueur. Les utilisateurs concernés seront également informés des actions mises en œuvre pour remédier à l’incident.

Notre site web utilise des cookies pour optimiser l'expérience utilisateur, faciliter la navigation, et analyser l’efficacité de nos campagnes marketing. Ces cookies recueillent des informations non nominatives qui nous aident à adapter nos contenus. Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour restreindre ou désactiver les cookies ; toutefois, cela peut affecter la disponibilité de certaines fonctionnalités du site.

Pour chaque nouveau processus impliquant des Renseignements Personnels, Aurora SJ effectue une Évaluation des Facteurs relatifs à la Vie Privée (EFVP) afin d’identifier les risques et de mettre en place les mesures de sécurité appropriées. Cette évaluation comprend :

• Analyse des risques : Identification des risques potentiels pour la vie privée des utilisateurs.

• Mesures de mitigation : Mise en œuvre de procédures pour réduire les risques et protéger les données.

• Suivi et amélioration continue : Surveillance des mesures et amélioration continue pour s’adapter aux évolutions technologiques et réglementaires.

Les présentes dispositions sont rédigées en français, langue officielle qui prévaut en cas de divergence de traduction.

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de confidentialité pour l’adapter aux évolutions légales et aux bonnes pratiques. Toute modification importante sera communiquée via notre site web ou par courriel. La dernière date de mise à jour figure en haut de cette Politique.